Avtomatizacija in umetna inteligenca sta v nekaj mesecih močno spremenili računovodsko delo. Prinašata hitrost, a tudi nova tveganja: davčno tveganje se začne že pri prvem vnosu. Če podatki in pravila knjiženja niso poenoteni, avtomatika napake ne odpravi, temveč jo pomnoži – napačen podatek vodi v napačen sistem in napačen rezultat.
Najpogostejša tveganja iz prakse so sistemske napake v nastavitvah (npr. napačna osnova za boleznino), napačna davčna obravnava in stopnje DDV (npr. spregledano zvišanje stopnje DDV v tujini), nepopolni ali podvojeni podatki, napačna časovna razmejitev, neupravičeni odbitki DDV, neusklajenost med sistemi, neobvladane izjeme, kot je prodaja osnovnega sredstva, zastarela pravila ter pomanjkanje sledljivosti in kontrol.
Že majhen delež napak ima lahko velike posledice. Napačno obračunan DDV na manjšem delu računov se ponavlja iz meseca v mesec in do odkritja preraste v znaten davčni dolg, ki ga povečajo še obresti in globe. Tudi kratek izpad prenosa ali pozabljen dnevni iztržek brez kontrol hitro ostane spregledan.
Napake najpogosteje nastanejo ob menjavi računovodje ali administratorja, ko se prvotni dogovori pozabijo. Rešitev ni v opuščanju avtomatizacije, temveč v jasnih pravilih ob prevzemu stranke, testiranju nastavitev pred uvedbo, načelu štirih oči, mesečnem usklajevanju, postopku za izjeme in rednem posodabljanju pravil.
Vloga računovodje se spreminja: manj bomo knjižili in več kontrolirali – pri tem pa moramo gledati gozd, ne le posameznih dreves. Kontrola in poglobljeno strokovno znanje bosta pomembnejša kot kdajkoli, prav tako sprotno spremljanje novosti v zakonodaji in tehnologiji. Avtomatizacija je lahko konkurenčna prednost, a le, če temelji na kakovostnih podatkih in strokovni presoji. Brez standardizacije ni avtomatizacije – samo hitrejše napake.
Članek pripravila: Katarina Ložar
